Przechowywanie kopii paragonów

Przechowywanie kopii paragonów – co warto o tym wiedzieć?

Dotychczas na naszym blogu nie poświęcaliśmy zbyt wiele uwagi obowiązkom, które wynikają ze stosowania kasy lub drukarki rejestrującej. Warto to nadrobić w dzisiejszym wpisie 😉 I odpowiedzieć na pytania, które są związane z archiwizowaniem kopii paragonów fiskalnych. W związku z tym, jakie formy przechowywania danych są aktualnie dostępne? Na jak długo trzeba zachować wspomnianą dokumentację? Zapraszamy do lektury!

Przepisy w sprawie kopii paragonów

Powszechnie wiadomo, że rejestrowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z obowiązek wystawiania i wydawania paragonów. Równocześnie jednak, krajowi przedsiębiorcy są zobligowani do przechowywanie kopii wspomnianych dokumentów. A przepisy bardzo jasno definiują ten obowiązkiem. I mówią, że kopię każdego paragonu należy archiwizować przez 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony. Co więcej, cała dokumentacja musi być czytelna i łatwo dostępna. W przypadku kontroli przeprowadzanej przez urzędników skarbowych, często sprawdzana jest właśnie kopia paragonów.

Papierowo lub elektronicznie

Na chwilę obecną podatnicy mogą jeszcze zdecydować, w jaki sposób będą przechowywali kopię paragonów fiskalnych. Wynika to z faktu, że na rynku są dostępne 2 rodzaje urządzeń. W pierwszej grupie znajdują się kasy, które archiwizują dane w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że zapisują kopię paragonów na dodatkowej rolce papieru termicznego. Natomiast do drugiej grupy nalezą urządzenia przechowujące całą dokumentację na karcie pamięci (SD lub microSD). Urządzenia tego typu posiadają moduł elektronicznej kopii paragonów i nie wymagają stosowania dodatkowej rolki papieru.

Jak widać, omówione przed chwilą technologie oferują 2 zupełnie różne sposoby archiwizacji danych. I chyba nietrudno zgadnąć, że urządzenia z kopią elektroniczną są zdecydowanie przyjaźniejsze w obsłudze. A to nie wszystkie różnice…

Wybór kasy fiskalnej ma swoje konsekwencje…

Warto sobie zdawać sprawę z tego, jakie konsekwencje towarzyszą wyborowi kasy fiskalnej, a konkretnie – technologii przechowywania kopii paragonów. W obydwu przypadkach, tzn. zarówno w modelach z dodatkową rolką, jak i tych posiadających kartę pamięci, przepisy są identyczne. Innymi słowy, dane trzeba archiwizować przez bardzo długi czas. I o ile model z kopią elektroniczną nie sprawia żadnych problemów, gdyż zapisuje dokumentację na cyfrowym nośniku, o tyle urządzenie drugiego typu wymaga składowania wielu rolek. Co więcej, podatnik powinien przeznaczyć specjalne miejsce na gromadzenie papierowych wydruków – sterylne, chłodne, bez dostępu dla światła słonecznego. Tylko wtedy rolki nie wyblakną i będzie można je odczytać nawet po kilku latach.

Urządzenie z kopią elektroniczną jest zazwyczaj nieco droższe. Niemniej, wymaga zakupu mniejszej ilości materiałów eksploatacyjnych. A w konsekwencji – obniża koszty pracy. Co więcej, zgodnie z tym, o czym już wcześniej wspomnieliśmy, przechowywanie ważnej dokumentacji jest w tym przypadku znacznie wygodniejsze. Kiedy zaś karta pamięci zostanie całkowicie zapełniona, wystarczy zainstalować w urządzeniu kolejny nośnik danych.

One thought on “Przechowywanie kopii paragonów – co warto o tym wiedzieć?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Podaj CAPTCHA *